Häufig gestellte Fragen

Die laufenden Kosten werden je Anbieter unterschiedlich gehandhabt. Manche Anbieter bieten einen Paketpreis an, in dem ein bestimmtes Minutenkontingent enthalten ist. Andere rechnen zusätzliche Kosten für ausgelöste Automatisierungsprozesse ab.

piform hat sich entschieden, die Kosten möglichst transparent und planbar zu halten:

• Monatliche Grundgebühr: knapp über 100 €
• Minutenpreis: 0,22 €
• Keine monatlichen Limits für Gesprächsminuten oder Automatisierungen

Kunden können also mit dem Sockelpreis planen und zahlen darüber hinaus nur die tatsächlichen Minuten, ohne Sorge tragen zu müssen, in ein größeres Paket zu geraten oder kein Kontingent mehr zu haben.

Der Vertrag ist monatlich kündbar. Keine Mindestlaufzeit, kein Risiko.

Unsere Kunden haben wenig Aufwand für die Einrichtung. piform stellt ein Formular zur Verfügung, das die wichtigsten Fragen zum Telefonassistenten beinhaltet (Name, Begrüßung, hinterlegtes Wissen, Verhalten...). Unsere Kunden füllen das Formular zusammen mit uns aus, und werden in den einzelnen Themen von uns begleitet.

Der komplette Konfigurationsaufwand wird von piform übernommen. Auch das spätere Finetuning, wenn der Agent erste Testanrufe entgegen genommen hat, erfolgt durch piform.

Erste Tests sind meistens nach 2-3 Werktagen möglich. Wann der Agent dann live geht, entscheiden unsere Kunden, sobald sie mit den Test-Unterhaltungen zufrieden sind.

Für individuelle Workflows, spezielle Schnittstellen oder Anforderungen, die über unseren Standard hinausgehen, erstellen wir nach einem kostenlosen Beratungsgespräch ein unverbindliches Angebot.

So vermeiden wir Überraschungen und stellen sicher, dass die Lösung genau zu Ihren Anforderungen passt.

Falls der Agent eine Frage nicht beantworten kann, wird er dies höflich dem Anrufer mitteilen und anbieten, die Frage aufzunehmen und zurückzurufen.

Unsere Kunden erhalten eine Benachrichtigung (per E-Mail oder SMS) und können entsprechend reagieren.

Ja! Der VoiceAgent kann direkt in Kalendersysteme wie Google Calendar, Outlook oder branchenspezifische Terminbuchungssysteme integriert werden.

Er prüft Verfügbarkeiten, schlägt Termine vor und trägt diese direkt ein. Unsere Kunden erhalten eine Bestätigung per E-Mail oder SMS.

Datenschutz hat bei piform höchste Priorität. Alle Daten werden:

• ✅ Ausschließlich in Deutschland gehostet
• ✅ DSGVO-konform verarbeitet
• ✅ Verschlüsselt übertragen
• ✅ Unmittelbar nach Verarbeitung gelöscht (nur Metadaten für Abrechnung)

→ Mehr Details auf unserer Datenschutz-Seite

Nein. Der VoiceAgent funktioniert mit jeder Telefonanlage und jedem Mobiltelefon. Sie leiten den Anruf einfach um – fertig.

Ihr Telefonassistent arbeitet vollautomatisch, sobald Sie eine Rufnummer auf ihn umleiten.

Sie benötigen:

• ❌ Keine neue Software
• ❌ Keine neue Hardware
• ✅ Nur eine einfache Rufumleitung

Die Umleitung erfolgt direkt in Ihrem Telefon, indem Sie sogenannte GSM-Codes eingeben. Im Zuge der Einrichtung können wir dazu einfach zwei Kontakte in Ihrem Telefon hinterlegen:

• Einen zum Aktivieren des Assistenten
• Einen zum Deaktivieren

Als Kunde wählen Sie also lediglich einen Kontakt aus und rufen diesen kurz an, um den Assistenten zu aktivieren.

In der Regel ist dies aber nur 1x nötig (siehe nächster Punkt).

Es gibt verschiedene Formen, eine Rufumleitung zu aktivieren. Wir empfehlen unseren Kunden, die Rufumleitung so zu wählen, dass der Assistent erst rangeht, wenn nach einiger Zeit klingeln noch nicht abgehoben wurde.

Dadurch haben Sie die Freiheit bei jedem Anruf zu entscheiden, ob Sie gerade selbst rangehen wollen/können, oder den Assistenten übernehmen lassen.

Auch wenn die Leitung besetzt ist oder der Kunde gerade keinen Empfang hat, würde dann der Agent den Anruf annehmen und dokumentieren.

Ein VoiceAgent lohnt sich überall dort, wo das Telefon häufig klingelt, aber nicht immer jemand abheben kann – also grundsätzlich in nahezu allen Branchen.

Besonders beliebt ist die Lösung derzeit bei:

• Autohäusern & KFZ-Werkstätten
• Friseursalons & Kosmetikstudios
• Restaurants & Lieferdiensten
• Handwerksbetrieben

Darüber hinaus profitieren auch größere Unternehmen:

• Service-Hotlines entlasten
• Telefonzentralen unterstützen
• Als interne Wissensquelle dienen (Mitarbeitende können anrufen, um Informationen zu Personalthemen, Onboarding-Prozessen, Zuständigkeiten oder internen Leistungen zu erhalten)

→ Mehr Beispiele in unseren Anwendungsbeispielen